É relativamente fácil fazer uma lista de verificação de auditoria 5S de cada fluxo de valor, célula de trabalho, máquina ou escritório em qualquer operação. A realização de auditorias é fácil. O que não é fácil é ter as altas expectativas e disciplina por parte da liderança para definir os temas adequados com: as comunicações, trabalho padronizado, a atribuição de responsabilidades específicas, e seguir implacável através de uma prestação de contas rigorosa.

A ausência de ações, para estes temas, por cada líder todos os dias, nunca vai sustentar o 5S. Vamos falar destes temas um de cada vez.

Comunicação
Comece por explicar por que 5S é uma parte tão importante da jornada de melhoria contínua. A percepção de costume, pelas pessoas por hora é que ele é "apenas um programa de limpeza" e não é tão importante, porque eles veem regularmente supervisores e gerentes caminharem por violações óbvias do padrão sem tomar qualquer ação. A funcionário fica pensando: "Ei, se eles não se importam, então eu com certeza não me importo!" Fim de jogo.
O 5S deve preferivelmente ser o início de uma mudança de cultura necessária para transformar a operação. Por quê? Porque 5S requer o envolvimento de todos na empresa. 5S é sobre a criação de disciplina, trabalho padronizado, responsabilidade e trabalho em equipe, que é necessário para ser sustentável. São estas ações que conduzirão todo o resto da jornada para a melhoria contínua, transformar a planta e, em seguida, manter o desempenho de classe mundial. Eu sempre uso este exemplo: "Se não somos bons o suficiente para colocar sempre a vassoura de volta para onde ela deva ir, então como poderemos ser capazes de satisfazer os nossos clientes críticos nos requisitos para a qualidade?"

Trabalho Padronizado
Envolver os trabalhadores em uma excursão na área de trabalho. O objetivo desta abordagem é: recolher exemplos importantes diretamente daqueles que estão sendo solicitado a fazer o trabalho; explicar o "por quê", treinar conforme a necessidade se existem outros itens que devem ser adicionados; juntos desenvolver os itens que devem estar nas listas de verificação; comprometer-se com a auditoria para o trabalho padronizado; treinar todos os envolvidos; pedir para participar de forma rotativa na auditoria oficial semanal.

Os gestores devem comunicar os papéis de cada um para apoiar e sustentar com base em suas expectativas. Deve ficar claro que o gestor irá fazer com que cada pessoa seja responsável com as normas e que todos concordaram.

Mais importante ainda, o gestor se comprometer a nunca deixar passar uma violação, e estar sempre disponível para ajudar se houver um problema. Líder no trabalho padronizado deve ser desenvolvido todos os dias, para sempre. É um elemento crítico de qualquer jornada para a melhoria contínua.

Atribuição de responsabilidades.
Este é o segundo erro mais comum que eu vejo. A determinação das atribuições muitas vezes é feita sem pensar muito, isto é arbitrária, e às vezes é simplesmente deixada "para que o próximo turno descubra quando está cumprindo a sua jornada."

A melhor prática para isso é deixar uma cópia do layout na área de trabalho. Envolver os funcionários de hora em hora para discutir e decidir como dividir as responsabilidades com base no mapa de fluxo de valor (MFV). (Não perca esta grande oportunidade de educar a força de trabalho como entender e usar essa poderoso ferramenta). Ele vai identificar quem tem mais tempo do que outros para fazer atividades indiretas e para que a distribuição do trabalho seja equitativa. Tão importante quanto isso, ele vai ajudar cada pessoa a entender por que eles têm mais ou menos a fazer do que seus outros membros da equipe.

Em seguida, divida a área de trabalho por zona, cor, código ou número e atribua a cada pessoa uma zona específica para a qual eles são responsáveis ​​por manter sempre em conformidade com os requisitos da auditoria. Certifique-se de fazer fotos do "antes 5S" e "depois 5S"  e exibi-las por zona. As imagens do "depois"  são o novo padrão visual a ser sustentado. Sempre sustentar durante todo o turno o padrão determinado. Não há mais pressa de chegar ao fim do turno para limpar.

Trabalho em equipe
Mesmo em excelentes operações, às vezes "as coisas acontecem." Por exemplo, se há um problema de parada de linha por qualquer motivo, pode haver uma necessidade temporária de membros da equipe de ajudar nos deveres 5S. Estes devem ser encorajados a ajudar a reequilibrar a carga e manter toda a área de trabalho como a norma pede sem afetar negativamente o rendimento na hora da restrição.



Prestação de contas
Esta é a palha que sempre quebra para trás. Os funcionários não se acham responsáveis pelo 5S porque o supervisor não dá o exemplo certo. É por isso que tão poucas iniciativas de 5S são sustentadas a longo prazo.
A dura verdade é que as violações 5S devem ser geridas como qualquer outra violação das políticas e procedimentos da empresa. Deve haver um sistema de disciplina progressiva que esteja bem definida e no lugar.

A primeira pessoa a ser responsável  por este sistema deve ser o gestor da área. Se o suporte adequado, atenção aos detalhes, as respostas em tempo real para violações ao padrão não estão sendo feitas rotineiramente, então qualquer disciplina começa ali. Uma vez que o gestor da área é considerado responsável por fazer o trabalho de gestor da área, então é ok para começar a discutir a disciplina com quaisquer pessoas por hora que estão em violação. O gestor da área deve refletir as mudanças de comportamento sendo procurado desde o gráfico horário, antes de impor sanções sobre os outros.
É ideal que o gestor da área seja tão visível e tão consistente sobre as expectativas, que relembre e treine ocasionalmente a sua equipe, sobre tudo o que será necessário para sustentar o 5S. Por outro lado, a disciplina progressiva é uma parte importante para aqueles que não querem fazer o que é esperado. A sequência do trabalho padronizado é uma condição de emprego. Sem disciplina progressiva e ação corretiva, minamos nossas melhores equipes. Se isso ocorrer o gestor da área vai perder toda a credibilidade no 5S e em tudo mais. Mais uma vez, ao longo do jogo.

"Não é apenas o que fazemos, mas também o que não fazemos, para os quais somos responsáveis." - Moliere, dramaturgo francês.