5W2H Muito além das sete perguntas

Quantas vezes após a atribuir tarefas você ficou desapontado com os resultados ou com a falta dele? Antes de responsabilizar as pessoas, reflita sobre o que você pediu para fazer e a maneira como você atribuiu a tarefa.

Pode ser a maneira de passar a tarefa a causa maior de sua decepção. Ter que refazer ou retrabalhar algo não é eficiente.

Aqui estão sete perguntas para delegação eficaz:

1. O que?

Qual é a tarefa que você deseja passar para seu subordinado, uma pessoa mais nova ou menos experiente?

Tire um tempo para indicar com uma frase completa que faz sentido, e seja o mais precisa quanto possível em sua descrição.

Lembre-se:

Ambiguidade: pode ser útil em alguns casos, como dizia a avó "O gato está desaparecido", tanto significa que o gato escapou ou foi arrasado por um caminhão passando, mas por uma questão de eficiência nos negócios é melhor você se importar com qualquer ambiguidade. Na maioria das vezes a ambiguidade leva a mal-entendidos e más decisões.
Muito poucas pessoas, se houver, podem ler sua mente. Não espere que as pessoas entendam tudo o que você não diz. Explicar de forma sucinta, mas completa e assumir que o que não é falado permanece desconhecido.

Se for relevante, faça um esboço, coloque uma imagem ou um diagrama que vale mais do que mil palavras. Considere ocupar algum tempo para um pequeno desenho, e certifique-se de sua descrição foi compreendida.

2. Quem?

A quem você atribuiu a tarefa? esta pessoa é capaz? Será que ele / ela tem as habilidades e experiência necessárias, e a autoridade para realizá-la?
Se a pessoa que você pensou em primeiro lugar ou a disponível não é o mais adequada, você pode adiar até alguém com experiência possa fazer?

Se você hesita, hesite duas vezes.

Se você acha que o subordinado vai demorar muito tempo ou pode não ser capaz de realizá-la, hesita em fazer sozinho. Pergunte a si mesmo se você é capaz de faz a tarefa, e o que é esperado de você / da sua posição.
Pode ser que você possa fazer melhor e mais rápido, mas da próxima vez que você for enfrentar o mesmo dilema, você ainda vai perguntar a si mesmo e seus subordinados, vocês nunca vão melhorar suas habilidades.

Isto também é sobre quem se beneficiará da tarefa que delegar. Explique ao seu subordinado. Cada adulto precisa entender o propósito e para quem são feitos os esforços.

3. Quando?

Quando a tarefa precisa ser feita, quando será o resultado devido? Dar uma indicação exata e lembrar-se, ou melhor registrar. Sua equipe vai odiar se você cobrar os resultados antecipadamente ou se você esqueceu a coisa toda.
Se você planeja verificar antes, deixe claro. As pessoas não gostam de controles inesperados, mas entendem se o gerente ou o chefe quer verificar o progresso durante a execução da atividade.

4. Onde?

Onde está a tarefa a ser realizada? E um local importante? São assuntos confidenciais que precisam ser mantidos em local isolado? E o resultado para ser enviado, enviado para algum lugar? Se sim, há alguma ação especial como desembaraço aduaneiro ou de qualquer outro ponto de regulação para se preocupar?

Se é um produto está preparado para ser enviado a algum lugar especial / incomum, talvez ele precise ser protegido contra a areia, poeira, calor, frio, seca, umidade, choque, névoa salgada ...

5. Como?

Como vem em duas formas diferentes:

Se o subordinado é um profissional, você não irá descrever como fazer o que você atribui a ele. Será uma perda de tempo para você gerente e será irritante para ele / ela. As chances são de que ele / ela saibam muito melhor do que você. Você pode perguntar como ele / ela tem a intenção de proceder, exceto para algo simples e básico. As pessoas geralmente gostam de falar sobre seus conhecimentos, habilidades ou trabalho.
Se a direção para realizar as necessidades subordinadas e mais como indicação, indique de uma forma que o subordinado melhore seu / sua habilidade e seja capaz de fazer ele / ela mesma na próxima vez. Se você não desenvolver sua equipe, tenha em mente que você certamente continuam a ser indispensáveis, mas com o possível detrimento da sua própria promoção!

6. Quantos?

O que nunca pode ou deve ser expresso em números deve ser expresso em números.

Tempo, unidades, recursos, custos, distância, peso, temperatura ...

É mais difícil interpretar mal os números e mais fácil de avaliar os resultados com base em números.

7. Por que?

Quando atribuir uma tarefa seja "generoso", não dar explicação muito detalhadas, mas explicar o propósito do que você pedir, se não é óbvio por si só.

Dizendo o porquê ou para quê adiciona-se um pouco de motivação em comparação com clareza na ordem de execução. Além disso, compreender o que e por que pode ajudar as pessoas a fazer mais do que o necessário, por exemplo prevenir alguns riscos, alguns efeitos indesejáveis, fazê-lo de forma diferente de acordo com a finalidade, etc. Se forem deixados sem saber por quê e para quê, eles não podem antecipar o que pode acontecer ou o que pode ser feito melhor, de maneira diferente e assim por diante.

Encerrando

Neste ponto você percebeu que a metodologia 5W2H são muito mais perguntas do que sete, mas as sete são fundamentais para estruturar o que você quer fazer e são fáceis de lembrar.

A eficiência do 5W2H está no aumento significativo das chances de ter as coisas feitas da primeira vez. Pode poupar um monte de decepção de ambos os lados, gerente e subordinado, poupar um monte de tempo e recursos preciosos e aumentar a satisfação.

Você também pode dizer que estes são os famosos 5W2H, famosos desde o auge da Gestão da Qualidade Total no 1970-1980 e você está certo.

Eu não prometo nada de novo, só queria saber quando você usou a última vez.

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