A lição mais notável podemos dar-lhe em relatórios A3 de resolução de problemas é a de não se fixar em preencher o relatório 100% corretamente ou perfeitamente. O pensamento A3 é muito mais do que o pedaço de papel em que está escrito. Em vez disso, a resolução de problemas A3s deve ser visto como parte de uma cultura ou filosofia da Solução de problemas. Embora os relatórios A3 sejam similares na aparência, pode haver casos em que um certo grau de personalização é necessária, dependendo de suas necessidades específicas. O aprendizado em A3 Solução de problemas pode ser retrospectivo na medida, que você for mais fundo no exercício, você aprende mais sobre as peças ou processos anteriores. Se assim for, não tenha medo de voltar atrás e alterar / ajustar / refinar o relatório A3. Por esse motivo, é altamente recomendável trabalhar a lápis e borracha!

Relatório A3

Como o nome sugere, os relatórios A3 não são apenas isso: A3 em tamanho. Eles não devem ser amontoados em uma tela de computador pequeno para a projeção em uma parede da sala de reuniões - A3s supostamente são:

• Uma forma de resolver problemas (assim os detalhes serão diferentes);
•  Gráficos (imagens, fotografias, gráficos, diagramas), e não em texto intensivo;
•  Colaborativa concluída - não adianta uma pessoa preenchendo o relatório - que deveria ser o resultado de um trabalho de colaboração entre as pessoas que estão intimamente envolvidos coma questão, principalmente através de múltiplas interações e sessões de grupo ocasionais;
• Cópia impressa, e não em uma tela de computador;
• A3 em tamanho (não maior, nem menor);
• Visível para todas as partes interessadas afetadas - idealmente colocado em um quadro de avisos em uma área de alto tráfego.
  
  

Como foi dito, relatórios A3 podem diferir na aparência, mas aqui estão algumas noções básicas em torno da construção de um relatório A3:

Seção 1 - Declaração do Problema

A declaração do problema também é conhecida como o "tema". Esta é a área do nome do problema, e geralmente dá ao leitor uma boa idéia sobre o que o exercício PDCA pretende atingir (isto não é uma declaração de objetivos). Fornecer contexto rápido listando quaisquer outras informações relevantes, tais como qual departamento esta A3 se refere, o líder da equipe e nome da equipe, o período de tempo (ou data, ou meta prazo de resolução). Esta é também uma seção que pode detalhar qualquer informação de fundo ou conhecimento que é essencial para o exercício. Por exemplo, vamos chamar este de A3 para 'Melhorar o desempenho da máquina de embalagem'.


BOM SABER NESTA SEÇÃO:
Os relatórios A3 de resolução de problemas não devem ser "prolixo"*. Tente expor o problema como sucinta possível.

Seção 2 - Situação Atual

Esta é a seção que mostra a "prova" da declaração do problema. No nosso exemplo, o nosso problema é que a máquina de embalagem é de baixo desempenho. Nesse caso, podemos inserir uma imagem da parte quebrada da máquina, ou se não sabemos o que está causando o problema (a raiz), podemos inserir gráficos de desempenho de máquinas de embalagem ou qualquer outra prova de que iria
mostrar o leitor de que a máquina não está funcionando de forma otimizada.

BOM SABER NESTA SEÇÃO:
Os relatórios A3 devem ter representações gráficas sempre que possível. Em vez de escrever um ensaio sobre qual é o problema, mostrar gráficos ou fotografias de desempenho, com descrições rápidas do problema. Tente evitar a longas passagens de texto ou informações pontuais.

Seção 3 - Situação Futura 

A seção Condição Futura (ou metas) deve ser específico o suficiente para ser mensurável. No nosso exemplo, nós não podemos escrever algo tão vago como "desempenho Melhorar da máquina de embalagem" ou "Diminuir o tempo de inatividade da máquina de embalagem". Sim dar uma meta detalhada, como "o desempenho da máquina de embalagem aumento de 60% no prazo de três meses».





Seção 4 - Análise da Causa Raiz

Esta seção descompacta sua investigação para localizar a causa raiz do problema. Portanto, é muito mais benéfico se esta parte do relatório for preenchida como e quando o problema está sendo investigado (ou seja, no gemba, não a mesa de reuniões). 5 Por que é uma excelente maneira de determinar a causa raiz de um problema. Novamente, não se envolva nos detalhes ou "regras" de 5 Por que - se você encontrar a resposta em 3 ou 4 ou 7 porquês, o exercício será tão benéfico.

AQUI ESTÁ COMO ESTA SEÇÃO DEVE OLHAR:
Problema: O tempo de inatividade da máquina de empacotamento está em um máximo de todos os tempos. 
 
Por quê?
A máquina parou 60% a mais no último ano do que no último quatro anos.
Por quê?
A máquina experimenta paralisações não planejadas aproximadamente a cada quatro horas.
Por quê?
O dispensador de fita de embalagem continua a interferir, fazendo com que a máquina pare.
Por quê?
a roda dentada do dispensador de fita de embalagem está seca.
Por quê?
Não foi lubrificada a mais de um ano.

CAUSA RAIZ DO PROBLEMA:
A roda dentada dos dispensadores de fita de embalagem não está sendo lubrificadas regularmente.
SOLUÇÃO:
Escrever no procedimento de trabalho padrão que a roda dentada do fita dos dispensadores de embalagem devem Ser verificados numa base semanal; A engrenagem deve ser limpa e lubrificada a cada 1,5 semanas.

Seção 5 - Contra medidas

Esta é a seção onde detalhamos possíveis melhorias. 

BOM SABER NESTA SEÇÃO:Lembre-se de que algumas melhorias podem não funcionar necessariamente, e você pode precisar voltar aqui e tentar novas. O ponto desta seção é tentar fazer melhorias que você acha que ajudará a corrigir o problema. Detalhe o que está sendo tratado (Problema), que contramedidas / melhorias serão feitas para tentar corrigir o problema (Ação), quem realizará as melhorias (Pessoa Responsável) e dará um prazo esperado (Data de Vencimento). Finalmente, Finalmente, volte a escreva as descobertas.



Fonte: TRACC Sistemas de Melhoria integrada